Funktion · Integriertes Übergabeprotokoll
Das Einzugsprotokoll, von Ihren Gästen in wenigen Minuten ausgefüllt
Ein geführter, zimmerweiser Prozess direkt aus dem digitalen Willkommensbuch. Zeitgestempelt, per OTP verifiziert und jederzeit über Ihr Dashboard abrufbar.
Übersicht
Der Bereich Übergabeprotokoll ermöglicht es Ihren Gästen, den Zustand der Unterkunft bei der Ankunft, Zimmer für Zimmer, direkt aus dem digitalen Willkommensbuch zu dokumentieren. Das Ergebnis ist ein zeitgestempeltes, unterschriebenes und rückverfolgbares Dokument, das im Streitfall am Ende des Aufenthalts nützlich ist.
Konfiguration
Was Sie im Editor einrichten
Im Willkommensbuch-Editor wird der Bereich Übergabeprotokoll nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert.
- 01
Einleitungstext
Dem Gast vor Beginn des Formulars angezeigt, um den Kontext des Vorgangs zu erläutern
- 02
Zusätzliche Anweisungen
Um den Gast zu leiten, was bei der Inspektion jedes Zimmers erwartet wird
- 03
Liste der zu inspizierenden Zimmer
Jedes Zimmer hat einen Namen, eine optionale Beschreibung und kann mit Referenzfotos des Eigentümers versehen werden, die den erwarteten Zustand zeigen
- 04
Dankesnachricht
Eine anpassbare Nachricht, die dem Gast nach erfolgreicher Einreichung des Protokolls angezeigt wird
Zimmer können per Drag-and-Drop neu angeordnet sowie jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
Ablauf
Ein vierstufiger Prozess für Ihre Gäste
- 01
Einführungsseite
Der Gast liest den Begrüßungstext und die Anweisungen des Eigentümers und klickt dann auf "Protokoll starten".
- 02
Persönliche Daten
Der Gast gibt seinen Vor- und Nachnamen (Pflichtfeld), seine E-Mail-Adresse (Pflichtfeld, am Ende per OTP verifiziert), seine Telefonnummer (optional) sowie seine An- und Abreisedaten ein.
- 03
Dokumentation der Zimmer
Für jedes Zimmer kann der Gast die Referenzfotos des Eigentümers ansehen und ein oder mehrere Fotos des aktuellen Zustands aufnehmen oder hochladen. Ein visueller Indikator zeigt den Fortschritt an, der automatisch gespeichert wird, um bei einem Seitenneuladen keinen Datenverlust zu riskieren.
- 04
OTP-Code-Verifizierung
Vor der endgültigen Einreichung erhält der Gast einen 6-stelligen Code per E-Mail. Dieser Code bestätigt, dass die E-Mail-Adresse gültig ist, und authentifiziert die Einreichung. Das Protokoll wird erst nach dieser Validierung gespeichert.
Benachrichtigungen
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
Sobald ein Protokoll eingereicht wird, erhält der Eigentümer eine Benachrichtigungs-E-Mail, sofern die Option in seinen Kontoeinstellungen aktiviert ist.
- 01
Vollständiges Protokoll
Alle Zimmer wurden vom Gast dokumentiert
- 02
Unvollständiges Protokoll
Der Gast hat eingereicht, ohne alle Zimmer abgedeckt zu haben
- Name, E-Mail und Telefonnummer des Gastes
- Das betreffende Willkommensbuch und die Unterkunft
- Das Datum der Einreichung
- Die Anzahl der abgeschlossenen Zimmer und die Gesamtzahl der aufgenommenen Fotos
- Ein direkter Link zum Dashboard
Die E-Mail ist in 6 Sprachen verfügbar: Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch und Türkisch. Die Sprache wird automatisch anhand der Einstellungen des Eigentümers gewählt.
Eigentümerseite
Alle Protokolle einsehen und verwalten
Die Seite Protokolle im Dashboard zentralisiert alle eingegangenen Einträge aus all Ihren Willkommensbüchern.
| Adaptive Ansicht | Tabelle auf dem Desktop, kompakte Karten auf dem Mobilgerät |
|---|---|
| Suche | Nach Name, E-Mail, Telefon, Willkommensbuch oder Zimmer |
| Sortierung | Nach Datum, E-Mail oder Anzahl der abgeschlossenen Zimmer |
| Abschlussindikator | Farbiges Abzeichen, das das Verhältnis abgeschlossener zu gesamten Zimmern anzeigt (grün bei vollständig, gelb bei teilweise) |
| Fotozähler | Gesamtzahl der vom Gast aufgenommenen Fotos |
| Detailansicht | Modal mit Gästedaten, Aufenthaltsdaten und allen nach Zimmern geordneten Fotos, optional mit Vergleich zu den Referenzfotos des Eigentümers |
| Archivierung | Behandelte Einträge ausblenden, ohne sie zu löschen, mit eigenem Filter |
| PDF-Export | Mit einem Klick ein vollständiges PDF des Protokolls erstellen |
| Löschung | Nach Bestätigung dauerhaft löschen |
Echtzeit
Echtzeit-Benachrichtigungsabzeichen
Ein rotes Abzeichen erscheint im Dashboard, sobald ein neues Protokoll eingereicht wird. Es verschwindet automatisch beim Öffnen der Seite und aktualisiert sich in Echtzeit, wenn ein Gast den Vorgang von einem beliebigen Tab oder Gerät abschließt.
Weitere Funktionen
- Integrierter ShopZusätzeinnahmen
- DirektbuchungDirekteinnahmen
- Online-KautionSicherheit & Schutz
- KI-Assistent GuidyGästeerlebnis
- Automatisches FAQZeitersparnis
- PDF-ExportDruck & Archivierung
- Integrierte StatistikenPublikumsanalyse
- Synchronisierter KalenderAufenthaltsverwaltung
- Integrierte ChecklisteAufgabennachverfolgung
- Integrierte MeldungenDirekte Kommunikation
Ein vollständiges, signiertes und rückverfolgbares Protokoll, ganz ohne Aufwand für Sie.
Fügen Sie den Protokoll-Bereich zu Ihrem Willkommensbuch hinzu und schützen Sie Ihre Unterkunft von der ersten Nacht an.