Suchen Sie eine Vorlage für ein Willkommensheft für Ihre Ferienwohnung, Ihre Ferienunterkunft oder Ihr Airbnb? Dann sind Sie hier genau richtig: Hier finden Sie eine vollständige Vorlage, Rubrik für Rubrik, mit Textbeispielen, die Sie direkt übernehmen können. Sie müssen lediglich die Angaben in eckigen Klammern durch die Daten Ihrer Unterkunft ersetzen.
📖 Warum sollten Sie ein Willkommensheft für Ihre Ferienunterkunft erstellen?
Das Willkommensheft ist das Dokument, das Ihre Gäste bei ihrer Ankunft (und oft schon vor der Ankunft) lesen. Ein gutes Willkommensheft bietet Ihnen drei konkrete Vorteile:
- Weniger Nachrichten und Anrufe – das WLAN-Passwort, die Bedienung der Waschmaschine und die Zeit für den Check-out machen den Großteil der Fragen der Gäste aus.
- Bessere Bewertungen – ein selbstständiger und gut informierter Gast erlebt einen angenehmeren Aufenthalt und bringt dies in seiner Bewertung zum Ausdruck.
- Ein professionelles Image – schon bei der Ankunft zeigen Sie, dass alles durchdacht und organisiert ist.
Sie können diese Vorlage als gedruckte Version, als PDF oder als digitale Version nutzen, die über einen QR-Code zugänglich ist. Wir vergleichen die Formate am Ende des Artikels.
📋 Die vollständige Vorlage: die 10 Rubriken Ihres Willkommenshefts
1. Die Begrüßung
Beginnen Sie mit einer persönlichen und herzlichen Botschaft. Zwei oder drei Sätze reichen aus:
„Herzlich willkommen zu Hause! Wir freuen uns sehr, Sie in [Name der Unterkunft] begrüßen zu dürfen. In dieser Broschüre finden Sie alles, was Sie brauchen, um Ihren Aufenthalt in [Stadt] in vollen Zügen zu genießen. Sollten Sie Fragen haben, sind wir unter [Telefonnummer] für Sie erreichbar. Wir wünschen Ihnen einen schönen Aufenthalt! [Vorname]“ [Vorname]“
2. Ankunft und Anfahrt zur Unterkunft
Auch wenn Sie diese Informationen bereits gesendet haben, wiederholen Sie sie hier:
- Genaue Adresse und Wegbeschreibung zum Eingang (mit Foto, falls der Zugang kompliziert ist)
- Funktionsweise des Schlüsselkastens oder des vernetzten Schlosses
- Wo man parken kann und ob das Parken kostenpflichtig ist
- Ankunftszeit: „Die Unterkunft steht ab [16:00 Uhr] zur Verfügung. Eine frühere Ankunft ist auf Anfrage möglich.“ “
3. WLAN und Internetverbindung
Der am häufigsten aufgerufene Abschnitt in allen Willkommensbroschüren. Machen Sie ihn unübersehbar:
Netzwerk: [Netzwerkname]
Passwort: [Passwort]
Der Router befindet sich [im TV-Schrank]. Bei Problemen ziehen Sie den Stecker für 30 Sekunden und stecken Sie ihn dann wieder ein.
4. Die Hausordnung
Formulieren Sie die Regeln positiv und kurz. Beispiel:
- Nichtraucherwohnung (ein Aschenbecher steht Ihnen auf der Terrasse zur Verfügung)
- Bitte nehmen Sie nach 22 Uhr Rücksicht auf die Nachbarn
- Haustiere sind [erlaubt / nicht erlaubt]
- Maximale Belegung: [X] Personen
5. Der Leitfaden zur Ausstattung
Eine kurze Bedienungsanleitung für jedes Gerät, bei dem Fragen aufkommen könnten: Waschmaschine, Geschirrspüler, Induktionskochfeld, Heizung, Klimaanlage, Fernseher, Kaffeemaschine, Grill, Whirlpool… Für jedes Gerät: wo es sich befindet, wie man es einschaltet und welchen klassischen Fehler man vermeiden sollte. Dieser Abschnitt erspart Ihnen die meisten Anrufe.
6. Ihre lokalen Empfehlungen
Das ist es, was aus einer nützlichen Broschüre eine unvergessliche macht. Geben Sie Ihre echten Adressen an, keine aus dem Internet kopierte Liste:
- 🍽️ 3 bis 5 Restaurants (geben Sie Ihr Lieblingsgericht an!)
- 🥖 Die nächstgelegenen Bäckereien, Märkte und Supermärkte mit Öffnungszeiten
- 🏖️ Unverzichtbare Aktivitäten und Sehenswürdigkeiten, mit Angabe der Anfahrtszeit
- 🌧️ Zwei oder drei Ideen für Regentage
7. Verkehrsmittel und praktische Dienstleistungen
- Nächstgelegene Bushaltestellen / Bahnhöfe und nützliche Linien
- Taxirufnummern oder Verfügbarkeit von Fahrdiensten
- Apotheke, Bereitschaftsarzt, Geldautomat
8. Notrufnummern und Sicherheit
- Europäischer Notruf: 112 – Rettungsdienst: 15 – Feuerwehr: 18
- Ihre Telefonnummer und die Zeiten, zu denen Sie erreichbar sind
- Standort des Feuerlöschers, des Sicherungsautomaten, des Wasseranschlusses und des Erste-Hilfe-Kastens
9. Die Abreise (Check-out)
Eine kurze Checkliste verhindert Vergesslichkeiten und Missverständnisse:
Bevor Sie um [10:00 Uhr] abreisen: Bitte stellen Sie den Geschirrspüler an, bringen Sie den Müll hinaus (Müllraum rechts vom Eingang), schließen Sie die Fenster und legen Sie die Schlüssel [in den Schlüsselkasten]. Die Wertstofftonnen befinden sich [Standort]. Gute Heimreise, und bis bald!
10. Rechtliche Hinweise und Kurtaxe
Je nach Gemeinde müssen dem Reisenden bestimmte Informationen mitgeteilt werden: die Höhe der Kurtaxe, die Registrierungsnummer Ihrer Ferienwohnung (obligatorisch in Gebieten, in denen eine Registrierung erforderlich ist) und die Sicherheitshinweise für die Unterkunft.
📱 Papier, PDF oder digitale Willkommensbroschüre?
Diese Vorlage funktioniert auf allen Geräten, aber nicht alle sind gleich:
- Der Papierordner – einfach, aber vor der Ankunft nicht einsehbar, nie auf dem neuesten Stand und nur auf Französisch.
- Das per Nachricht versendete PDF – vor der Ankunft einsehbar, aber statisch: Jede Änderung erfordert das erneute Versenden der Datei, und sie geht schließlich im Chatverlauf verloren.
- Die digitale Willkommensbroschüre – eine Webseite, die über einen Link oder einen QR-Code zugänglich ist: in Echtzeit bearbeitbar, automatisch für Ihre ausländischen Gäste übersetzt, vor, während und nach dem Aufenthalt einsehbar. Dies ist das Format, das wir in unserem umfassenden Leitfaden zur digitalen Willkommensbroschüre ausführlich beschreiben.
⚠️ Die 4 Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Der schwer verdauliche Wälzer – 40 Seiten, die niemand liest. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, setzen Sie Prioritäten.
- Veraltete Informationen – ein geschlossenes Restaurant oder ein veralteter WLAN-Code zerstören das Vertrauen. (Das ist der große Vorteil des digitalen Formats: Eine Änderung, und alle Ihre Medien sind auf dem neuesten Stand.)
- Nur Deutsch – wenn Sie ausländische Gäste empfangen, muss Ihre Broschüre für diese verständlich sein.
- Die Broschüre ist nicht auffindbar – legen Sie sie gut sichtbar aus, oder noch besser: Bringen Sie am Eingang einen QR-Code an und senden Sie den Link vor der Ankunft.
❓ Häufig gestellte Fragen
Ist die Willkommensbroschüre vorgeschrieben?
Nein, es gibt kein Gesetz, das eine Willkommensbroschüre für eine Ferienunterkunft in Frankreich vorschreibt. Allerdings müssen bestimmte Informationen (Kurtaxe, Registrierungsnummer, Sicherheitshinweise) dem Gast mitgeteilt werden – die Broschüre ist der ideale Ort dafür.
Wie lang sollte ein Willkommensheft sein?
Etwa 10 bis 20 gut strukturierte Seiten. Bei der digitalen Version spielt der Umfang eine geringere Rolle: Der Gast navigiert direkt zu dem Abschnitt, der ihn interessiert.
Eignet sich diese Vorlage für eine Ferienwohnung, ein Airbnb oder ein Gästehaus?
Ja, der Aufbau ist derselbe. Passen Sie einfach die Rubriken an: Frühstück und Gemeinschaftsräume für ein Gästezimmer oder eine Ferienwohnung, Anweisungen zum selbstständigen Check-in für ein Airbnb, Dienstleistungen und Freizeitangebote für einen Campingplatz.
🚀 Erstellen Sie Ihr digitales Willkommensheft in 15 Minuten
Anstatt diese Vorlage in Word zu gestalten, können Sie mit Guideo Ihr digitales Willkommensheft direkt online erstellen: Die 10 oben genannten Rubriken sind bereits vordefiniert, die Übersetzung erfolgt automatisch in über 10 Sprachen, und Ihr QR-Code wird sofort generiert.
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